In de AVG wordt gesproken over de verantwoordelijk en de verwerker. De verantwoordelijke moet kunnen aantonen dat zij conform de privacywetgeving handelt. Daarnaast moet de verantwoordelijke weer een overeenkomst met de verwerker afsluiten. Wanneer is een persoon of organisatie een verantwoordelijke en wanneer een verwerker?
De verantwoordelijke onder de AVG
Indien een persoon of een organisatie persoonsgegevens verwerkt met een (specifiek) doel, wordt zij verantwoordelijke genoemd. Een verantwoordelijke bepaalt naast het doel van een verwerking, ook de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt.
De definitie van “verantwoordelijke”, ook wel verwerkingsverantwoordelijke genoemd, vindt men in artikel 4 AVG.
Verplichtingen voor de verantwoordelijke
Een verantwoordelijke krijgt in de AVG een aantal verplichtingen waaraan zij moet voldoen indien zij persoonsgegevens wenst te verwerken. Een van de belangrijkste: het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen om de rechten en vrijheden van de betrokkenen te beschermen. Een verantwoordelijke moet kunnen aantonen dat het dergelijke maatregelen heeft genomen.
Andere verplichtingen voor de verantwoordelijke kunnen zijn:
- het aanstellen van een functionaris voor de gegevensbescherming;
- het melden van een datalek;
- het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met een verwerker;
- het bijhouden van een register met alle verwerkingen;
- het uitvoeren van een privacy impact assessment (PIA).
De verwerker onder de AVG
De verwerker is de partij die namens de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Een verwerker bepaalt dus niet zelf voor welk doel persoonsgegevens worden verwerkt. Doet een verwerker dat wel, dat kan de verwerker weleens verantwoordelijke worden ten aanzien van die verwerking.
Voorbeelden van verwerkers:
- een online CRM-systeem;
- een hostingprovider die een server met persoonsgegevens host;
- een nieuwsbriefprogramma die in opdracht nieuwsbrieven verstuurt;
- het bedrijf dat in opdracht de kerstpakketten aan de werknemers toestuurt;
- het online systeem dat de salarisverwerkingen uitvoert.